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eDoc數位文件檔案櫃功能介紹

文件管理與分享

採用NoSQL資料庫核心 : eDoc是以NoSQL為資料庫的核心,NoSQL是一個比較新的資料庫核心系統觀念,目前Google或Facebook的資料庫都是以NoSQL構成。

彈性的schema,適合多樣化文件,一般的SQL需要IT人員針對公司內部的需求預先規畫表格,也因為需要預先規劃,所以當表格需求有增加的時候就必須由IT人員更改表格,並且做資料庫重整,NoSQL可以動態調整schema, 就不會有這些問題。在辦公室內,很多的文件表格是沒有固定的,因此採用NoSQL的資料庫設計就不用作文件規範。

NoSQL是以圖形來組織文件,與SQL用表格來組織資料是不同, 最大的好處是圖形的交錯連結, 讓各種不同形式, 但有相關連的文件可以自動連結。

從小到大,不改架構。一般的SQL只能直向擴大, 也就是說必須中央管理, 每個SQL server比較像是一個島嶼。 NoSQL除了能直向擴大外, 也能橫向擴大, 因此公司可以組成多地點NoSQL server, 只要用一個interface, 一次尋找就能找到資料。 這是NoSQL彈性擴充的好處。

NoSQL +全文檢索, 使用方便無比。eDoc將全文檢索機制建立在NoSQL內, 將office及PDF資料在上傳時預先萃取, 利用NoSQL的圖形表格機制, 讓文件尋找快速而且精確。

工作團隊資訊共享: 要讓工作團隊有效率,就必須能資訊共享,想要資訊能共享就必須要產生工作平台, 讓想要共享的文件能放在共同的平台。 每個使用者都可以看到文件及文件的狀況,並且使用或修改文件。eDoc可以讓使用者創立多個不同群組的工作平台,讓使用者將不同性質的文件與不同的工作團隊共享,從而達到工作效益最大化。共享可以是群組或個人。 使用者可以主動的成立共享區,並且有自我的許可權管理,因此可以達到彈性工作,彈性共享的目的。

多種分享機制:,可以用連結分享,可以給分享者email,裡面是一個連結來做分享。也可以用QRCode對外界的陌生人傳遞資訊, 在文宣上放置QRCode,讓外界使用者用手機抓取QRCode來觀看分享文件,或影片。

完善的分享管理:分享可以設定時間週期, 可以設定分享次數, 可以做提取碼管理。 另外共享可以設定只能閱讀而不能下載或複印的權限。

利用行動裝置隨時分享 :eDoc提供mobile APP,讓使用者即使在外部都能用Mobile APP做及時的分享。

文件管理機制: 很多的文件具有機密性,但同時又希望能彈性地共享與分享,因此eDoc對使用者來說有相當完善的管理機制。

許可權管理 :每個使用者對文件管理的需求不同, 因此eDoc提供多種許可權管理, 如針對單一群組或單一用戶許可權分配, 針對多用戶及群組的混合許可權分配, 針對文件的使用權分配。

使用者操作日誌 : 文件擁有者可以利用使用者操作日誌, 得知有哪些人進來使用共享及分享的文件。