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成功案例一 : 半導體產業法務部門

傳統文件數位化工作不僅繁瑣,且僅是將紙本法律合約以圖片形式的PDF格式儲存,亦不支援 關鍵字搜尋功能。精益科技 eDoc文件數位檔案櫃內建專業OCR軟體,能以自動化取代傳統 手動、重複性的工作,並以在原稿相對應的位置中,嵌入可被搜尋的文字層,達成數位內容全 文檢索目的,協助半導體產業法務部門、律師事務所產業因應各種潛在的法規風險。

紙本法律文件數位化難度高 增添半導體產業法律部門工作量

隨著企業資訊化程度日深,商業組織或政府單位都積極打造無紙化環境,亟盼解決紙本資料分享不易,降低紙本文件保存 難度高等問題。為此,半導體產業法務部門、律師事務所產業通常會聘用大量助理,運用多合一事務機搭配免費OCR軟體, 將紙本法律合約文件掃描成數位檔案,最後再依照檔案日期或文件類型存放在指定的儲存空間之中。此種常見文件數位化 流程,在實際執行過程中通常會出現非預期問題,以至於無法發揮文件數位專案效益。首先多數事務機搭配免費OCR軟體 後,受限於文件辨識能力不足的限制,只能以圖片格式的PDF檔案進行儲存文件,管理人員根本無法透過搜尋關鍵字方式, 找到與特定主題相關的數位文件。其次,透過事務機掃描亦欠缺文件版型校正功能,因此在將紙本文件轉換成數位檔案時, 可能發生文件掃描歪斜、合約內容被切斷等現象,大大降低數位文件的實用性。最後,企業亦欠缺一套保存數位文件方式, 僅會將數位檔案放在傳統檔案伺服器或NAS之中,因此當發生臨時需要特定主體的法律文件時,亦難以從大量檔案中找到 所需檔案。

客製化服務搭配eDoc 文件數位化自動完成

受限於技術上限制,半導體產業法務部門、律師事務所產業在進行法律合約數位化過程中,都得仰賴大量人力進行數位化, 不但費時、費工且效率相當差。特別是傳統事務機搭配免費OCR軟體使用時,很容易出現文字辨識效果不佳的問題,反而 會徒增後續人工處理的困擾。
相較之下,eDoc文件數位檔案櫃在提供同步、搜尋、分享等三大功能外,當專業OCR軟體搭配光學解析度達到600dpi的 專業掃描器後,整體文件辨識率可達95%以上,且能在短時間處理數百張紙本文件。最後在運用精益科技客製化服務,如 定位點、條碼、QR-Code,即能以自動化流程取代複雜人工作業,讓數位法律合約獲得妥善保存與運用。


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