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eDoc數位文件檔案櫃功能介紹

超級好用的文件輸入方式

如果方法不對，讓文件是garbage in，那文檔管理系統就是在 管理一堆的垃圾。 文檔的形式有很多種，必須使用不同的技術 輸入，eDoc提供多種檔案輸入方式，使用者可以輕鬆且專業的 上傳檔案。

文件檔案同步備存： 對於一般的原生電子文件，eDoc提供多種上傳方式。

檔案自動同步：
讓使用者可以將文檔同步於PC。
同步的方式可以是指定個資料夾的雙向同步，另外的資料夾做自動上傳或下載(單向同步)。

系統設定簡單：
只要能設定一般的網路router， 就能做硬體的相關設定.在系統上建立使用者帳號， 另外將公司logo崁入， 就可以開始使用。

影像增強：

很多的文件可能顏色太淺，文字與背景顏色太相近，背景紙張顏色太深，有些需要去除背景或加強文字影像的銳利度。 這些都需要影像增加前處理。

OCR：(標準套件及選購套件)

很多的文件可能顏色太淺，文字與背景顏色太相近，背景紙張顏色太深，有些需要去除背景或加強文字影像的銳利度。 這些都需要影像增加前處理。

支援eMail的本文及附件檔上傳：(選購套件)

不論你是用哪一種mail server，email的文件都不好管控。對公司來說，業務的mail是存在業務本身的mail box，很多重要的客戶往來文件都是沒有辦法有效管理與分享。 當每天信件如排山倒海一直進來，任何人都會產生不知某個主題的mail文件在哪裡，這時需要全文檢索或標籤來搜尋mail內文及附件內文。當信件cc給相關的人，相關的人可能不會馬上有行動，等到想行動時，cc mail又不知在何處。 eDoc提供eMail信件的上傳，利用標籤及全文檢索可以讓使用者容易地找到此份mail或附加檔。 同時如果此份資料需要分享出去，直接在eDoc上設定共享區，或分享給特定的人。 當共享區這些人如果有相關的需求，則直接在此人的eDoc manager上做搜尋，eDoc不但能做本人資料的搜尋，同時更能搜尋共享及分享區。 讓有需要的人不需要再詢問你資料在哪裡，在他的電腦內就可以直接找到他想要的資料。

提供行動裝置上傳：

並不是每一位使用者都是在辦公室處理文件，使用者可能出差在外有很多的receipts要儲存，在會議當中需要用手機拍照將文件儲存，eDoc提供使用者快速能解決問題的行動裝置APP。

外部非eDoc用戶資料上傳(檔案請求)：

eDoc系統提供外部用戶上傳窗口，讓外部用戶可以將文件上傳到eDoc server內。 此上傳功能可以取代email，讓外部用戶直接將文件上傳至server內(上傳者看不到Server上任何其他文件)，取代還要另外架設FTP server的麻煩，並且讓文件管理一致化。

Cabinet的資料夾文件上傳：

eDoc可以在PC side設定各種不同的cabinet，每個cabinet設定群組標籤，文件透過不同的cabinet上傳時可以減少為每分文件填入標籤，讓上傳的動作更順暢。

提供標籤輸入：

很多的文件需要做標籤輸入， 譬如有一張發票， 我們可以利用OCR將內容辨識出來， 但是如果沒有做專案名標記， 那在文件搜尋時， 我們就無法利用關鍵字搜尋， 將這個專案的所有文件搜尋出來。 eDoc不但提供上傳附加標籤輸入， 同時當有需要也可以在任何的時間補文件標籤， 讓文檔更易搜尋。

文件內容在上傳前的擷取：

想要在未來能快速的全文檢索， 就必須在上傳前將文件擷取出來另行上傳。 eDoc在上傳前能將office的文件與PDF的文件萃取出來， 並行上傳並將萃取文字儲存到全文檢索的資料庫內。

多元化上傳機制：eDoc提供3種上傳的模式讓使用者可以依照其需求選擇

自動即時上傳:設定自動上傳文件資料夾，只要在此資料夾的文件就能自動上傳， 保護此資料夾的文件避免夲機損壞而造成資料流失，也讓使用者不會有任何藉口忘記上傳重要資料。
排程上傳:有些文件數量龐大，尤其是在初期導入階段，或者是使用者不希望在工作時， 資料上傳，因此可以利用排程上傳，在每一天的下班後，排程上傳。
手動上傳:任何的文件，只要有需要，不論在何處，都可以手動上傳。

專業的建議與服務：

文件的不當輸入，將會降低未來搜尋的方便性，譬如醫院特有的醫療報告，工廠特有的品管報告，快遞的三聯單，這些都需要專業的建議與服務才能讓文件輸入效率化，也因為是正確的文件輸入，才能讓使用者有容易使用的文件搜索及輸出。 eDoc的經銷商都具有文件輸入的豐富知識，可以解決使用者在導入前的問題。