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eDoc數位文件檔案櫃功能介紹

超級好用的文件輸入方式

如果方法不對,讓文件是garbage in,那文檔管理系統就是在 管理一堆的垃圾。 文檔的形式有很多種,必須使用不同的技術 輸入,eDoc提供多種檔案輸入方式,使用者可以輕鬆且專業的 上傳檔案。

文件檔案同步備存: 對於一般的原生電子文件,eDoc提供多種上傳方式。

檔案自動同步:
讓使用者可以將文檔同步於PC。
同步的方式可以是指定個資料夾的雙向同步,另外的資料夾做自動上傳或下載(單向同步)。

系統設定簡單:
只要能設定一般的網路router, 就能做硬體的相關設定.在系統上建立使用者帳號, 另外將公司logo崁入, 就可以開始使用。

影像增強:

很多的文件可能顏色太淺,文字與背景顏色太相近,背景紙張顏色太深,有些需要去除背景或加強文字影像的銳利度。 這些都需要影像增加前處理。

OCR:(標準套件及選購套件)

很多的文件可能顏色太淺,文字與背景顏色太相近,背景紙張顏色太深,有些需要去除背景或加強文字影像的銳利度。 這些都需要影像增加前處理。

支援eMail的本文及附件檔上傳:(選購套件)

不論你是用哪一種mail server,email的文件都不好管控。對公司來說,業務的mail是存在業務本身的mail box,很多重要的客戶往來文件都是沒有辦法有效管理與分享。 當每天信件如排山倒海一直進來,任何人都會產生不知某個主題的mail文件在哪裡,這時需要全文檢索或標籤來搜尋mail內文及附件內文。當信件cc給相關的人,相關的人可能不會馬上有行動,等到想行動時,cc mail又不知在何處。 eDoc提供eMail信件的上傳,利用標籤及全文檢索可以讓使用者容易地找到此份mail或附加檔。 同時如果此份資料需要分享出去,直接在eDoc上設定共享區,或分享給特定的人。 當共享區這些人如果有相關的需求,則直接在此人的eDoc manager上做搜尋,eDoc不但能做本人資料的搜尋,同時更能搜尋共享及分享區。 讓有需要的人不需要再詢問你資料在哪裡,在他的電腦內就可以直接找到他想要的資料。

提供行動裝置上傳:

並不是每一位使用者都是在辦公室處理文件,使用者可能出差在外有很多的receipts要儲存,在會議當中需要用手機拍照將文件儲存,eDoc提供使用者快速能解決問題的行動裝置APP。

外部非eDoc用戶資料上傳(檔案請求):

eDoc系統提供外部用戶上傳窗口,讓外部用戶可以將文件上傳到eDoc server內。 此上傳功能可以取代email,讓外部用戶直接將文件上傳至server內(上傳者看不到Server上任何其他文件),取代還要另外架設FTP server的麻煩,並且讓文件管理一致化。

Cabinet的資料夾文件上傳:

eDoc可以在PC side設定各種不同的cabinet,每個cabinet設定群組標籤,文件透過不同的cabinet上傳時可以減少為每分文件填入標籤,讓上傳的動作更順暢。

提供標籤輸入:

很多的文件需要做標籤輸入, 譬如有一張發票, 我們可以利用OCR將內容辨識出來, 但是如果沒有做專案名標記, 那在文件搜尋時, 我們就無法利用關鍵字搜尋, 將這個專案的所有文件搜尋出來。 eDoc不但提供上傳附加標籤輸入, 同時當有需要也可以在任何的時間補文件標籤, 讓文檔更易搜尋。

文件內容在上傳前的擷取:

想要在未來能快速的全文檢索, 就必須在上傳前將文件擷取出來另行上傳。 eDoc在上傳前能將office的文件與PDF的文件萃取出來, 並行上傳並將萃取文字儲存到全文檢索的資料庫內。

多元化上傳機制:eDoc提供3種上傳的模式讓使用者可以依照其需求選擇

自動即時上傳:設定自動上傳文件資料夾,只要在此資料夾的文件就能自動上傳, 保護此資料夾的文件避免夲機損壞而造成資料流失,也讓使用者不會有任何藉口忘記上傳重要資料。
排程上傳:有些文件數量龐大,尤其是在初期導入階段,或者是使用者不希望在工作時, 資料上傳,因此可以利用排程上傳,在每一天的下班後,排程上傳。
手動上傳:任何的文件,只要有需要,不論在何處,都可以手動上傳。

專業的建議與服務:

文件的不當輸入,將會降低未來搜尋的方便性,譬如醫院特有的醫療報告,工廠特有的品管報告,快遞的三聯單,這些都需要專業的建議與服務才能讓文件輸入效率化,也因為是正確的文件輸入,才能讓使用者有容易使用的文件搜索及輸出。 eDoc的經銷商都具有文件輸入的豐富知識,可以解決使用者在導入前的問題。