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L’avocate Karen Marratche, du cabinet Marratche, est spécialisée dans la cession d’officines de pharmaciens, l’installation de jeunes pharmaciens et la constitution d’entreprises à Paris dans le XVIIe arrondissement. Elle vient de s’installer, et elle s'est très rapidement équipée d’un scanner Plustek, pour de nombreuses raisons : gagner du temps et pour rendre un service toujours plus efficace à ses clients. Après seulement 5 semaines d’utilisation, Maître Marratche nous a expliqué en quoi ce scanner a changé son quotidien. o Une diffusion de l’information beaucoup plus rapide Le scanner permet à Maître Marratche de gagner en rapidité lors de la transmission des documents, ce qui est essentiel dans sa profession : «L’utilisation de mon scanner est à 80 % une utilisation de communication avec mes confrères et surtout avec mes clients. », précise Karen Marratche. « Par exemple, lorsque j’ai des documents officiels tels que des décisions de justice, je les numérise et les envoie à mon client. Celui-ci est instantanément au courant des décisions et il peut sans perdre de temps rebondir sur cette information». o Un gain de temps au quotidien Le système intégré de reconnaissance de caractères, (OCR), accélère le traitement des dossiers : «Il m’arrive de reprendre le dossier d’un confrère pour un appel. Je n’ai plus besoin de retaper tous les documents : je numérise le dossier, et il est converti automatiquement sous format Word. Je n’ai plus qu’à ajouter les nouvelles informations telles que les noms, nouvelles modifications dans l’affaire, je gagne ainsi beaucoup de temps. Je dois gagner au moins une journée et demie de travail par mois et ce n’est qu’un début ! Avec une meilleure utilisation du scanner, je pourrai espérer beaucoup plus ». o Un service au client qui gagne en qualité Maître Karen Marratche ajoute : «Au final, ma clientèle profite évidemment de cette nouvelle façon de travailler. Par exemple, j’ai reçu vendredi dernier un document qui devait absolument être chez mon client lundi matin pour un jugement. Grâce au scanner PS 258, j’ai pu l’envoyer dès vendredi soir. Mon client a donc lui aussi gagné du temps, ce qui est particulièrement important dans ce genre de situation.» o Des économies financières De nombreux documents n’ont plus à être transmis par courrier, ce qui permet aussi des économies substantielles. « Le scanner permet en plus de diminuer les frais de courrier, qui, dans mon métier sont loin d’êtres négligeables. » précise Maître Marratche. « Je ne compte plus les allers-retours que j’ai pu faire à la Poste pour la moindre modification d’un document !». L’utilisation du scanner a d’autres avantages financiers : « De façon plus significative, comme je viens de me mettre à mon compte, je dois gérer un budget serré. Je n’ai pas les moyens d’engager une secrétaire. Le scanner me permet d’effectuer de nombreuses tâches qui lui seraient imputées, sans perdre trop de temps !». o Un usage à systématiser Ces avantages évidents devraient séduire de nombreux avocats. Maître Marratche en est persuadée : « Le scanner est un outil indispensable à notre profession mais pas assez démocratisé, alors que tous mes confrères sont informatisés. Bien sûr, nous aurons toujours les documents officiels, paraphés, qui ne pourront pas êtres numérisés. Mais pour les documents intermédiaires, je l’utilise systématiquement ». o Un produit discret, esthétique et efficace Avec sa petite taille, son poids de 1,66 kg et son design innovant, le scanner trouve sa place sur tous les bureaux : « Avant, j’avais un photocopieur multifonctions, mais j’utilisais rarement la fonction scanner. La taille réduite du scanner PS256 me permet de l’avoir constamment à disposition sur mon bureau. » précise Maître Marratche. « De plus, avec sa petite taille et son design, il est vraiment bien profilé. J’aime bien son style». o Quelques considérations techniques Le scanner PS256 est un véritable concentré de performances qui en fait un vrai système de gestion de documents pour les avocats. Le PS256 permet de scanner avec une grande qualité (600Dpi), directement en PDF, tout type de documents. L’accès direct aux documents des clients se fait grâce à une recherche par mot clé, ce qui est très pratique dans la gestion quotidienne des dossiers. Avec sa technologie OCR (reconnaissance de caractères) plus besoin de retaper le texte : après la numérisation, le texte apparaît sous format Word, et toutes les modifications deviennent possibles.


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