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Depuis 2003, les activités de la société Fiduciaire de Paris (Marne la Vallée), créée par François Pimbert et ses associés, adressent l’ensemble de l’économie d’une entreprise. Ce cabinet assume pour ses clients toutes les missions classiques de l’expert comptable, liées à la comptabilité et aux paies, et propose aussi un service de conseil pluridisciplinaire. Ses clients ont des profils très variés, allant du particulier à l’entreprise de taille moyenne. François Pimbert est un familier de l’informatique. Il est d’ailleurs spécialiste en matière de systèmes d’information. Il conseille et utilise au quotidien des outils permettant d’optimiser la productivité d’une entreprise. A titre d’exemple, il cite l’une des tâches fondamentales pour un cabinet d’expert comptable, à savoir, le processus d’acquisition des relevés bancaires. Une opération qui peut être grandement facilitée par une solution informatique : « La saisie des relevés bancaires est une tâche récurrente et fastidieuse » souligne François Pimbert. « Même s’il existe aujourd’hui des solutions évitant la saisie manuelle, nous sommes toujours confrontés à des cas où les données n’ont pas été récupérées : du client qui fait appel à nous en urgence, et qui nous apporte ses relevés papier, à la mission d’audit lors d’une acquisition, en passant par les missions quotidiennes, il y a toujours des problématiques de saisie de relevés bancaires à considérer ». Un projet à part entière S’équiper d’outils performants était ainsi naturel. Après différents essais, François Pimbert fait le choix du scanner PS286 au tout début 2009. « Les solutions OCR que j’ai pu tester auparavant ont été insuffisantes : si l’utilisation en est toujours simple, le temps de numérisation était trop long et la qualité de restitution des données peu satisfaisante. » La qualité de la numérisation, si elle est un élément fondamental, ne doit pas être le seul critère de décision : « Pour être optimisée, l’intégration d’un processus de numérisation dans le système d’information de l’entreprise doit être gérée comme un projet d’ensemble » précise François Pimbert. « Il est en particulier essentiel de vérifier les possibilités de transfert des données numérisées dans le logiciel comptable de l’entreprise. Nous avons trouvé une solution efficace.» L’épreuve du feu : les clôtures. Test réussi ! « Le début d’année est une période de montée en charge, avec les clôtures de dépôts de résultats : le scanner se trouve directement en situation de travail intensif et c’est là que l’on peut véritablement mesurer son efficacité… », ajoute François Pimbert. Une utilisation relativement simple « Après quelques manipulations, le scanner est prêt à être utilisé. » Un bouton de commande unique permet d’adapter le processus de numérisation à ses habitudes de travail, avec 9 fonctions programmables : François Pimbert choisit d’exporter les données au format Excel avant de les transférer dans son logiciel de comptabilité. « Le processus logiciel/matériel est performant : il est simple, facile à utiliser, et rapide. » Un gain de temps « fulgurant » Dès sa première utilisation, les écritures comptables d’une PME, «le résultat s’est révélé remarquable», précise François Pimbert. «Le chargeur du PS286 a permis de scanner les 61 pages de relevés bancaires en deux passages.» « Ce scanner est très rapide : nous avons numérisé l’année complète d’activité, soit l’équivalent de 3 000 lignes d’opérations bancaires, en ¼ d’heure. Le fait qu’il permette de scanner les documents recto verso est aussi très pratique. » Une bonne restitution des données, sous un format structuré « La fiabilité de la numérisation est bonne : 95% des données ont été correctement récupérées. Nous n’avons eu que 5% de précision à apporter. » François Pimbert précise : « Les données sont toujours structurées de la même façon par le scanner, ce qui n’est pas le cas lors de la saisie manuelle. La régularité de l’information est ainsi meilleure. » Un processus optimisé Reste ensuite à traiter les informations, en affinant et en complétant les données scannées. « La phase de traitement manuel qui suit la numérisation est essentielle : elle doit nous permettre d’arriver à une qualité des informations 100% fiable. Nous effectuons ce processus qualité dans Excel avant d’intégrer les données dans notre logiciel de comptabilité. » Au total, la saisie des écritures de la PME aura ainsi pris environ 2 jours. François Pimbert précise : « J’estime avoir fait une économie de temps de l’ordre de 75%, par rapport à la saisie manuelle. » Une tâche valorisée Cette solution présente de nombreux points positifs. Outre le gain de temps évident, la réduction du temps passé à la saisie des données brutes permet de consacrer plus de temps à traiter les informations. Cette tâche hier mal perçue est ainsi valorisée : « Par rapport à la saisie manuelle, le job gagne en intérêt pour les jeunes qualifiés à qui nous le proposons. » Une alternative économiquement intéressante « La solution développée en interne vient compléter les solutions d’externalisation, pour contribuer à la maîtrise des coûts » précise François Pimbert. Un outil polyvalent Les caractéristiques techniques du scanner permettent de l’utiliser pour numériser d’autres types de documents. « Nous l’avons utilisé aussi pour la numérisation de statuts, où il s’avère efficace », conclut François PIMBERT.


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